Salah satu ketrampilan terpenting kita, baik secara personal maupun profesional, adalah kemampuan untuk berkomunikasi..

Kita menggunakan ketrampilan komunikasi ini sepanjang hari, setiap hari. Karena penting dan frekwensi komunikasi, Anda mengira kita semua harus menguasai ketrampilan tersebut. Sayangnya ini tidak benar. 

Ada situasi tertentu dimana kita menggunakan ketrampilan ini dengan lebih baik. Salah satu situasi tersebut adalah saat berkomunikasi dengan pelanggan atau klien.  

Sebelum Anda berhenti membaca, karena menurut Anda, Anda tidak berhubungan dengan pelanggan, kenali hal tersebut dalam organisasi dan proses apapun, hubungan pelanggan/supplier yang sudah ada – bahkan antara Anda dan kolega. Disamping itu, tips berikut akan membantu Anda untuk berkomunikasi dengan lebih baik pada bos Anda. 

Mari kita identifikasi mengapa komunikasi ini sangat menantang. 

Ini bisa menjadi berat ketika kita, supplier, membutuhkan sesuatu dari pelanggan tapi kesulitan untuk memintanya karena, mereka adalah pelanggan dan sudah tugas kita untuk melayaninya. Terkadang, kita tahu melaui  informasi atau kerangka waktu yang lebih baik, atau jika mereka akan melakukan sesuatu dengan berbeda, kita bisa melayaninya dengan lebih baik. Dan terkadang lebih sulit untuk memberikan pesan yang sulit pada pelanggan karena keinginan kita untuk melayani dan menyenangkan mereka.  

Berikut adalah empat hal yang bisa Anda lakukan untuk mengatasi tantangan berikut dan meningkatkan komunikasi – serta hubungan Anda dengan pelanggan.  

Berbagi ekspektasi

Pikirkan hal tersebut, bagaimana pelanggan bisa tahu apa yang Anda butuhkan untuk membantu mereka, kecuali Anda mengatakannya pada mereka? Ini bisa semudah menanyakan nomor rekening mereka saat mereka menelpon. Bisa saja menjadi hal yang lebih kompleks atau rumit. Cara lainnya, jika mereka tidak tahu apa yang Anda butuhkan, mereka bisa sekesal Anda. Bisa jadi lebih buruk, pelanggan Anda berpikir Anda tidak serius dan tidak bisa memenuhi permintaan mereka dengan segera.  

Ingatlah, berbagi adalah aktivitas dua arah. Ini lebih dari sekedar kebutuhan Anda – jadi kita juga harus menanyakan kebutuhan dan harapan mereka. Pendekatan ini untuk membuka pembicaraan, bukan sebagai “masalah” yang harus “dipecahkan”. Undang pelanggan Anda untuk berbagi harapan dengan Anda, dan Anda berbagi harapan Anda.  

Membicarakan benefit 

Mereka adalah pelanggan Anda, jadi Anda ingin membantu mereka melihat bagaimana perubahan dalam perilaku akan membantu mereka. Pelanggan Anda mungkin tidak banyak memikirkan kebutuhan Anda – mereka menganggap mereka yang berperan! Dan tentu saja, di berbagai cara memang demikian. Kita perlu membantu pelanggan melihat bagaimana mereka bisa membantu kita untuk melayani dengan lebih baik. Mereka akan paham jika mereka mengerti bagaimana mereka bisa mendapatkan keuntungan dengan melakukan hal yang sedikit berbeda untuk membantu Anda. Bisakah Anda lebih akurat atau responsif pada kebutuhan mereka? Akankah perubahan bisa membantu Anda mengurangi biaya mereka? Jika mereka melihat keuntungan personal, Anda mendapatkan perhatian mereka !

Memulai dari hal yang kecil

Mungkin Anda melihat beberapa hal yang Anda ingin mereka kerjakan dengan berbeda. Bagus, tapi jangan berusaha membuat perubahan tersebut seketika. Bantu mereka melihat bagaimana perubahan kecil bisa memberikan perbedaan yang besar. Ketika Anda mendapatkan kesuksesan, maka Anda bisa menyarankan lebih banyak perubahan.  

Memahami gaya komunikasi 

Pelanggan juga orang, yang berarti meraka tidak ingin segala sesuatunya dikomunikasikan dengan cara yang sama persis. Pastikan Anda memikirkan kecenderungan ini. Apakah mereka berbicara dengan cepat dan menginginkan solusi yang cepat? Maka segera pahami. Apakah mereka menginginkan detil atau latar belakang? Jika demikian, berikan pada mereka. Apakah mereka lebih tertarik pada  hubungan? Luangkan waktu untuk lebih banyak mempelajari mereka secara personal. Sasaran Anda adalah melakukan pendekatan yang sesuai untuk mereka, bukan pendekatan yang Anda sukai.  

Ke-empat tips ini mengarah pada satu kesimpulan. Kami akan meningkatkan komunikasi dengan pelanggan, bos, kolega. Supplier – siapapun – saat kita berupaya membangun hubungan, berdasarkan kepercayaan dan respek, daripada hanya sekedar komunikasi transaksi. 

Ingin meningkatkan komunikasi dengan pelanggan? Lakukan dengan membangun hubungan dengan mereka.Saat Anda melakukan ini, semuanya menjadi lebih mudah dan menguntungkan !

Penulis: Kevin Eikenberry adalah seorang pakar kepemimpinan dan  Chief Potential Officer dari The Kevin Eikenberry Group,  perusahaan yang bergerak di bidang konsultasi pembelajaran yang membantu klien mencapai potensinya dengan berbagai  pelatihan, konsultasi, dan jasa pembicara. 

Sumber: http://www.kevineikenberry.com

Diterjemahkan oleh: Iin – Tim Pengusahamuslim.com